Cuánto cuesta de verdad un chatbot para tu negocio

La pregunta trampa: “¿cuánto cuesta un chatbot?”

Es como preguntar cuánto cuesta una reforma. Hay chatbots de “29 € al mes” que solo responden un menú de botones y otros que entienden lo que escribe el cliente, consultan tu agenda y reservan. Para comparar bien hay que separar tres tipos de coste:

1. La puesta en marcha (se paga una vez).
2. Los servicios de terceros (se pagan cada mes, según el uso).
3. El mantenimiento o las mejoras (opcional).

1. Puesta en marcha

Es el trabajo de diseñar y montar el asistente para tu negocio:

• Entender qué preguntan tus clientes y qué quieres que pase con cada caso.
• Preparar la información que usará para contestar (servicios, precios, horarios, políticas).
• Conectarlo con tu WhatsApp, tu web y tu agenda.
• Decidir qué casos pasan a una persona y cómo te llegan.
• Probarlo con mensajes reales antes de activarlo.
• Enseñar a tu equipo a usarlo.

Lo que tienes que pedir: un presupuesto cerrado con lo que incluye y, sobre todo, lo que no incluye. Si alguien te da un precio sin preguntarte por tu negocio, desconfía.

En Equipo Extra publicamos el precio de partida de cada producto: un chatbot para tu web desde 590 €, el asistente de WhatsApp desde 790 € y con citas y recordatorios desde 990 € (pago único, + IVA), en 10–14 días laborables. Todos los precios están en nuestra página de precios.

2. Servicios de terceros (lo que se paga cada mes)

Aquí es donde llegan las sorpresas. Un asistente con IA suele usar:

Lo que tienes que pedir: una estimación mensual con tu volumen (cuántos mensajes al día) antes de empezar, y que las cuentas estén a tu nombre, para que pagues directamente al proveedor y no un margen escondido.

3. Mantenimiento y mejoras

Una vez funcionando, el asistente necesita poco: actualizar precios u horarios (que puedes hacer tú si te lo dejan preparado) y revisar de vez en cuando las conversaciones que pasaron a una persona para mejorar las respuestas.

Hay proveedores que cobran una cuota mensual fija por “mantenimiento”. No es malo en sí, pero pregunta qué incluye exactamente y qué pasa si dejas de pagarla: ¿se apaga el asistente? ¿Te quedas sin acceso?

En Equipo Extra no hay cuota obligatoria ni permanencia: lo que se monta es tuyo, con 30 días de garantía, y las mejoras posteriores se presupuestan aparte cuando las necesites.

Las 7 preguntas que debes hacer antes de contratar

1. ¿Qué incluye y qué no incluye el precio de puesta en marcha?
2. ¿Cuánto pagaré cada mes a terceros con mi volumen de mensajes?
3. ¿A nombre de quién están las cuentas (WhatsApp, IA, servidor)?
4. ¿Qué pasa con las preguntas que no sabe responder? ¿Me llegan? ¿Cómo?
5. ¿Puedo ver todas las conversaciones?
6. ¿Hay permanencia o cuota obligatoria? ¿Qué pasa si lo dejo?
7. ¿Dónde se guardan los datos de mis clientes y quién tiene acceso? (Lo vemos en chatbots y RGPD).

Cómo saber si te compensa

Haz esta cuenta sencilla con tus números:

• ¿Cuántos mensajes o llamadas te llegan a la semana fuera de horario o mientras trabajas?
• ¿Cuántos de esos se convierten hoy en cita o venta… y cuántos se pierden?
• ¿Cuánto vale de media una cita o un cliente nuevo para ti?

Si recuperar unas pocas citas al mes ya cubre el coste mensual de terceros, la puesta en marcha se amortiza sola. Si recibes tres mensajes a la semana, probablemente no te compensa todavía, y te lo diremos.

Resumen

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